北京外国语大学留学生办公室
北京外国语大学国际学生宿舍预订、续住及调房流程
本页面用于说明国际学生宿舍预订、报到入住、调房窗口期、学期末续住及非窗口期特殊住宿需求申请的基本流程。
重要提示：所有宿舍安排均以学校当学期实际房源情况为准。具体预订时间、报到时间、调房窗口期、续住安排及相关要求，以学校当学期正式通知为准。
一、总体说明
北京外国语大学国际学生宿舍管理一般按照以下流程进行：
学期开始前
住宿预订
按规定时间
报到入住
开学后
调房窗口期
学期末
续住及调房窗口期
进入下一学期
住宿安排
安排依据
所有宿舍安排均以学校当学期实际房源情况为准。具体预订时间、报到时间、调房窗口期、续住安排及相关要求，以学校当学期正式通知为准。
调房原则
普通调房申请原则上须在学校开放的调房窗口期内提交。非调房窗口期内，学校原则上不受理普通调房申请。
特殊情况处理
因医疗、住宿安全、无障碍需求、重大突发事件等特殊原因确需调整住宿安排的，可按特殊住宿需求申请程序处理。
统一安排住宿
全额奖学金学生、免住宿费的校际交流学生原则上由学校统一安排住宿，一般无需参加网上住宿预订。
二、秋季学期住宿流程
秋季学期住宿流程一般适用于每年8月至次年1月期间的住宿预订、报到入住、调房及续住安排。
1
住宿预订通知发布
学校一般于8月左右发布秋季学期住宿预订通知。
通常需要参加网上住宿预订的学生包括：
暑假期间未办理续住、未保留原宿舍的在校国际学生；
即将入学的新生。
通常无需参加网上住宿预订的学生包括：
已办理续住并保留原宿舍的在校学生；
全额奖学金学生；
免住宿费的校际交流学生。
具体参加对象及操作要求，以当学期住宿预订通知为准。
2
网上住宿预订
学生应在学校规定时间内登录住宿预订系统，并按照通知要求完成网上预订。
登录住宿预订系统 查看房型、楼宇和剩余房间数量 选择房型并提交申请 等待学校审核 系统显示“已确认”
住宿预订流程一般包括以上环节，审核时间一般为3至5个工作日；系统显示“已确认”后，即表示预订成功。
宿舍预订结果以系统最终成功提交并确认的记录为准。因网络拥堵、个人设备问题、操作延迟、页面刷新、未确认提交等原因导致未成功预订的，不作为学校保留、恢复或指定安排房源的依据。学校原则上不受理以此为由提出的指定房源安排申请。
3
提前入住
除假期已办理续住缴费并预留床位的学生外，学校原则上不安排提前入住。
如学生确有特殊情况需提前入住，应提前联系所在学院提出申请，并经学校审核同意。经批准后，学生最早可在开学报到日前一周内提前入住。
提前入住的具体住宿安排，由外事服务中心根据当时实际房源情况统筹安排。学校不承诺一定批准提前入住申请，也不承诺可安排指定房型、楼栋、房间或床位。
4
报到入住
学生应按照录取通知书或学校通知规定的时间到校报到，并按已确认的预订房型办理入住手续。
逾期未报到，且未提交延期报到申请及相关佐证材料，或延期报到申请未获学院审批通过的，原宿舍预订记录自动失效，学校不再保留原预订房间或房型。
经学院审批同意延期报到的，学校可视实际情况保留其原宿舍预订记录，保留期限原则上不超过一个月。超过保留期限后，学校将根据当时实际剩余房源重新安排住宿。
5
开学后调房窗口期
秋季学期开学后，学校会根据宿舍资源、管理安排和工作实际，适时开放调房窗口期。秋季学期开学后调房窗口期一般安排在10月左右，即开学约一个月后。
在调房窗口期内，符合住宿管理要求的在住国际学生，可按照通知要求提交普通调房申请。
在有可调配空房的情况下，学校原则上按照系统提交申请的先后顺序处理。调房是否成功，以实际房源情况、系统提交记录及学校审核结果为准。
调房成功后，学生须按照新房型办理入住、缴费、退费或补缴差额等相关手续。原则上，同一学年内学校不再受理该学生的普通调房申请。因特殊情况确需再次调整的，按特殊住宿需求申请程序处理。
6
学期末续住及调房
秋季学期末，学校一般在寒假前组织办理续住及调房相关事项。具体时间和要求，以学校当学期正式通知为准。
符合继续在校学习及住宿条件的非毕业学生，可按照通知要求办理寒假期间续住。办理续住时，学生可同步提交普通调房申请。此类普通调房申请一般无需提供特殊理由。
续住成功不等于调房成功。续住主要表示学生可继续保留住宿资格或床位安排；调房须以有可调配空房为前提。最终是否调房、如何调房，以外事服务中心审核结果为准。
三、春季学期住宿流程
春季学期住宿流程一般适用于每年1月至7月期间的住宿预订、报到入住、调房及续住安排。
1
住宿预订通知发布
学校一般于1月底或2月初发布春季学期住宿预订通知。
通常需要参加网上住宿预订的学生包括：
寒假期间未办理续住、未保留原宿舍的在校国际学生；
即将入学的新生。
通常无需参加网上住宿预订的学生包括：
已办理续住并保留原宿舍的在校学生；
全额奖学金学生；
免住宿费的校际交流学生。
具体参加对象及操作要求，以当学期住宿预订通知为准。
2
网上住宿预订
学生应在学校规定时间内登录住宿预订系统，并按照通知要求完成网上预订。
登录住宿预订系统 查看房型、楼宇和剩余房间数量 选择房型并提交申请 等待学校审核 系统显示“已确认”
住宿预订流程一般包括以上环节，审核时间一般为3至5个工作日；系统显示“已确认”后，即表示预订成功。
宿舍预订结果以系统最终成功提交并确认的记录为准。因网络拥堵、个人设备问题、操作延迟、页面刷新、未确认提交等原因导致未成功预订的，不作为学校保留、恢复或指定安排房源的依据。学校原则上不受理以此为由提出的指定房源安排申请。
3
提前入住
除假期已办理续住缴费并预留床位的学生外，学校原则上不安排提前入住。
如学生确有特殊情况需提前入住，应提前联系所在学院提出申请，并经学校审核同意。经批准后，学生最早可在开学报到日前一周内提前入住。
提前入住的具体住宿安排，由外事服务中心根据当时实际房源情况统筹安排。学校不承诺一定批准提前入住申请，也不承诺可安排指定房型、楼栋、房间或床位。
4
报到入住
学生应按照录取通知书或学校通知规定的时间到校报到，并按已确认的预订房型办理入住手续。
逾期未报到，且未提交延期报到申请及相关佐证材料，或延期报到申请未获学院审批通过的，原宿舍预订记录自动失效，学校不再保留原预订房间或房型。
经学院审批同意延期报到的，学校可视实际情况保留其原宿舍预订记录，保留期限原则上不超过一个月。超过保留期限后，学校将根据当时实际剩余房源重新安排住宿。
5
开学后调房窗口期
春季学期开学后，学校会根据宿舍资源、管理安排和工作实际，适时开放调房窗口期。春季学期开学后调房窗口期一般安排在4月左右，即开学约一个月后。
在调房窗口期内，符合住宿管理要求的在住国际学生，可按照通知要求提交普通调房申请。
在有可调配空房的情况下，学校原则上按照系统提交申请的先后顺序处理。调房是否成功，以实际房源情况、系统提交记录及学校审核结果为准。
调房成功后，学生须按照新房型办理入住、缴费、退费或补缴差额等相关手续。原则上，同一学年内学校不再受理该学生的普通调房申请。因特殊情况确需再次调整的，按特殊住宿需求申请程序处理。
6
学期末续住及调房
春季学期末，学校一般在暑假前组织办理续住及调房相关事项。具体时间和要求，以学校当学期正式通知为准。
符合继续在校学习及住宿条件的非毕业学生，可按照通知要求办理暑假期间续住。办理续住时，学生可同步提交普通调房申请。此类普通调房申请一般无需提供特殊理由。
续住成功不等于调房成功。续住主要表示学生可继续保留住宿资格或床位安排；调房须以有可调配空房为前提。最终是否调房、如何调房，以外事服务中心审核结果为准。
四、非窗口期特殊住宿需求申请
非调房窗口期内，学校原则上不受理普通调房申请。
学生如确有特殊原因，且无法等待下一次调房窗口期处理的，可按规定提交特殊住宿需求申请。特殊住宿需求申请不等同于普通调房申请，也不等同于申请指定房型、指定楼栋、指定房间、指定床位或指定室友。
学校将根据学生实际情况、申请材料、学院意见、住宿安全、管理需要及宿舍房源情况进行综合研判。是否调整、何时调整、如何调整，以学校审核结果和最终通知为准。
1. 医疗类特殊住宿需求
学生因重大疾病、术后恢复、行动不便，或医学证明明确建议调整住宿条件的，可提交医疗类特殊住宿需求申请。
申请时，学生需提交《医疗类特殊住宿需求申请表》及相关医院证明材料。相关证明材料应说明学生当前健康状况，并明确提出住宿环境调整建议。
留学生办公室和外事服务中心将结合学生实际情况、证明材料及宿舍房源情况进行综合研判。是否调整、如何调整，以学校审核结果为准。
2. 其他特殊住宿需求
除医疗类原因外，学生如存在以下情况，也可根据实际需要提交特殊住宿需求申请：
无障碍需求；
行动不便或特殊生活需求；
共同居住与住宿安全问题；
心理健康相关需求；
重大突发事件；
家庭重大变故；
个人隐私保护；
其他经学校认定确有必要处理的情况。
涉及共同居住问题、人身安全、严重冲突等情况的，学生应先联系所在楼宇前台、学院负责国际学生事务的老师，并可通过学院老师联系留学生办公室。
申请时，学生需提交经学院审批并盖章的《其他特殊住宿需求申请表》。
3. 审核与处理方式
特殊住宿需求申请将由留学生办公室和外事服务中心结合申请材料、学院意见、学生实际情况及宿舍房源情况统筹处理。
学校可根据实际情况采取相应处理措施。处理方式可能包括但不限于：
调整床位；
调整楼层；
协调共同居住问题；
安排临时过渡住宿；
等待合适房源；
维持原住宿安排；
采取其他必要措施。
特殊住宿需求申请的处理结果，以学校审核意见和最终通知为准。
五、其他说明
1.所有时间安排以学校正式通知为准。
2.所有宿舍安排以学校当时实际房源情况为准。
3.普通调房申请须在开学后调房窗口期，或学期末续住及调房窗口期内提交。
4.非调房窗口期内，学校原则上不受理普通调房申请。
5.非窗口期特殊住宿需求申请需提交相应证明材料，或由学院、相关部门核实情况并提出处理意见。
6.北京外国语大学留学生办公室和外事服务中心负责相关事项的咨询、审核、协调与解释。
