为进一步提升我校来华留学生服务管理水平，保障留学生入境体检、签证及相关事务性协助工作规范、高效、有序开展，现就“北京外国语大学留学生办公室签证办理及事务性协助外包服务采购项目”进行比选采购，欢迎符合条件的供应商参加。
一、项目基本情况
1. 项目名称：北京外国语大学留学生办公室签证办理及事务性协助外包服务采购项目
2. 采购方式：比选采购
3. 预算金额：人民币39万元
4. 最高限价：人民币39万元。供应商报价不得超过最高限价，否则按无效响应处理。
5. 采购需求：为北京外国语大学留学生提供体检管理、签证办理、签证管理及应急事务协助等服务。
6. 合同履行期限：1年，即2026年8月28日至2027年8月27日。
7. 服务地点：北京外国语大学及采购人指定地点。
8. 本项目不接受分包、转包，供应商须对本项目整体响应并按包年包干方式报价。
9. 服务规模及报价说明：本项目为包年包干服务。考虑学校来华留学生管理服务工作覆盖春季、秋季两个学期，年度管理服务覆盖学生规模预计约2000人。上述规模作为报价测算和服务能力配置的参考口径，不等同于各项服务实际办理人数或办理人次，实际服务人数、业务频次、办理批次以服务期内学生报到情况、签证类型、办理需求、出入境政策及学生个人情况等为准。供应商应充分考虑相关不确定性，在总报价中综合测算。合同期内，除采购人另行书面确认的新增服务事项外，供应商不得因服务人数、办理频次或工作量变化要求增加费用。
二、供应商资格要求
1. 满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定：
（1）具有独立承担民事责任的能力；
（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
（5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；
（6）法律、行政法规规定的其他条件。
2. 落实政府采购政策需满足的资格要求：无。
3. 本项目的特定资格要求：
（1）供应商在合作过程中须严格遵守保密要求，所获得信息仅用于与本项目相关工作，不得用于其他目的，亦不得许可任何第三方使用相关信息；
（2）供应商应根据项目实施情况及时调整人员或工作方式，与采购人保持良好沟通，及时、有效处理项目实施过程中的各类问题；
（3）若供应商违反保密要求，采购人有权单方面解除合同，并要求供应商赔偿因泄密造成的全部损失。
三、采购需求
本项目服务内容分为四个模块，供应商须整体响应：
服务项目 | 服务内容 | 预算金额 |
体检管理 | 根据学生签证类型和入境体检要求，为需要体检的学生提供体检预约服务；组织并带领相关学生前往指定保健中心完成体检；解答学生在体检预约、体检流程、材料准备、报告领取等环节中的相关问题；代为领取体检报告，并按采购人要求发放或转交学生；全程掌握学生体检进度，及时提醒、跟进并反馈相关情况，确保学生及时完成入境体检。 | 5万元/年 |
签证办理 | 供应商应按照采购人相关规定和出入境管理部门要求，协助开展来华留学生签证及居留许可办理相关工作，包括但不限于材料核验、材料收取与整理、预约安排、办理流程提示、材料递送或办理协助、进度跟踪、证件领取或返还协助、异常情况反馈等。供应商应根据不同业务事项的办理要求、学生是否需要本人到场及采购人实际管理需要，制定相应服务方案，保障签证及居留许可办理工作规范、有序推进。 | 28万元/年 |
签证管理 | 协助留学生办公室开展学生签证及居留许可日常管理工作，包括但不限于一对一解答学生关于签证、居留许可、材料准备、办理时限等方面的问题；督促学生按时办理签证及居留许可相关手续；在管理系统中录入、更新和维护学生签证及居留许可相关信息；对学生护照、签证页、居留许可等证件原件进行备案；建立并维护签证管理台账，跟踪证件有效期、办理状态和异常情况，确保相关信息准确、完整、及时，确保学生及时办理签证手续。 | 5万元/年 |
应急事务协助 | 协助留学生办公室及相关学院处理涉及来华留学生的重大突发或特殊事务，包括但不限于学生涉及公安机关调查处理事项、重大交通事故、严重疾病住院或手术、重大意外伤害、重大纠纷、涉外舆情、保险理赔等事项中的沟通联络、材料整理、现场协助、情况记录及后续跟进等事务性辅助工作。相关事项由学校、学院及有关职能部门依法依规牵头处理，供应商不独立负责应急事件处置，不替代学校、学院及相关职能部门履行管理职责，仅按采购人要求提供配合和辅助支持。与重大突发或特殊事务无关的一般性咨询、常规生活服务、普通身体不适处理及非重大事项，不纳入本项应急事务协助范围；采购人另有要求的除外。供应商应按采购人要求建立重大事项联络响应机制，确保重大事项发生时能够及时联系、及时反馈、及时配合。 | 1万元/年 |
四、服务管理与验收要求
1. 供应商应结合项目实际建立必要的服务记录和内部质量管理机制，及时梳理服务完成情况、主要数据、异常事项、学生投诉或反馈及整改情况。供应商应于2027年8月31日前向采购人提交《年度服务验收报告》。报告以年度服务完成情况和主要数据统计为主，内容可包括服务总体情况、体检协助人数、签证及居留许可办理件数、签证管理及到期提醒情况、签证逾期数量及原因说明、重大异常事项处理情况、学生投诉或反馈情况、主要问题及改进措施等。
2. 相关服务记录、工作台账、沟通记录、证件交接记录、异常事项处理记录等作为备查材料，主要用于采购人抽查、核验、整改或处理争议时使用，不作为年度服务验收报告必须逐项提交的材料。对于线上答疑、日常咨询、临时沟通、集中批量通知、常规提醒等难以逐项逐件留痕的事项，供应商可采用汇总统计、概括说明、典型事项说明或采购人认可的其他合理方式体现。
3. 采购人根据年度服务验收报告、主要服务数据、签证逾期及异常事项说明、投诉或反馈情况等进行验收；必要时，可结合相关备查材料、抽查记录或沟通情况进行核验。
4. 对一般性、可补正的问题，采购人可要求供应商作出说明、补充统计、完善报告或进行整改。供应商在采购人要求期限内完成说明或整改，且未造成重大不利影响的，一般不影响验收结论。
五、比选响应文件组成
1. 响应函；
2. 报价表；
3. 法定代表人身份证明书或授权委托书；
4. 营业执照复印件；
5. 参加政府采购活动前三年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明；
6. 未被“信用中国”网站列入失信被执行人、重大税收违法失信主体名单，未被中国政府采购网列入政府采购严重违法失信行为记录名单的查询截图；
7. 保密承诺及服务承诺；
8. 整体服务方案；
9. 供应商认为有利于本项目评审的同类服务经验、人员配置、应急响应、台账管理、保密及个人信息保护等相关证明材料。
六、响应文件格式及提交要求
1. 响应文件应使用A4纸张，按本公告要求顺序装订成册并标注页码。响应函、报价表、法定代表人身份证明书或授权委托书、保密承诺及服务承诺等需签字或盖章的文件，应在相应落款处加盖供应商公章；营业执照复印件、信用查询截图及其他证明材料应逐页加盖供应商公章或加盖骑缝章。整册响应文件应加盖骑缝章。
2. 响应文件应一式4份，其中正本1份、副本3份，并分别注明“正本”“副本”。正本与副本不一致的，以正本为准。
3. 响应文件应由供应商法定代表人或合法授权代表正式签署。文件如有更改，应由原签署人签字确认。
4. 响应文件须密封包装，并在封口处加盖供应商公章。信封或包装封面应写明项目名称、供应商名称、联系人、联系电话及地址。
5. 响应文件递交截止时间：2026年6月22日17:00。逾期送达或未按要求密封的响应文件，采购人不予受理。
6. 递交方式：现场递交或快递送达。供应商应自行考虑快递运输时间，确保响应文件在截止时间前送达。
七、评审安排及成交原则
1. 比选评审时间：2026年6月25日10:00。
2. 比选评审地点：北京外国语大学留学生办公室会议室。
3. 本项目采用综合评审方式确定成交供应商，报价为评审因素之一。评审小组将综合考虑供应商报价、资质材料、整体服务方案、同类项目经验、人员配置、应急响应能力、保密及个人信息保护措施等因素进行评审。报价最低不当然作为成交依据。
4. 采购人将按照学校相关规定组织评审，对通过资格性、符合性审查的供应商进行评审；报价超过最高限价或未实质性响应采购需求、商务要求的，按无效响应处理。若通过资格性、符合性审查的供应商数量不满足学校相关规定，采购人有权按照学校采购管理要求另行处理。
5. 采购人不退还供应商提交的响应文件。成交结果将由采购人以书面形式通知成交供应商，并按学校相关规定进行公示。
八、评分标准
本项目评分满分为100分，具体如下：
1. 报价（30分）
采用低价优先法计算价格分。满足采购需求且通过资格性、符合性审查的有效报价中，最低报价为评审基准价，其价格分为满分。其他供应商价格分按照下列公式计算：报价得分=（评审基准价/有效报价）×30分，保留两位小数。价格分仅为综合评审得分组成部分，最终成交供应商根据综合评审结果确定。
2. 综合实力及资质材料（20分）
供应商资质材料全面、财务状况良好的，得11—20分；资质材料较为全面的，得1—10分；未提供资质材料的不得分。
3. 项目实施方案（30分）
供应商针对各项服务要求的描述内容全面，服务标准高，工作流程完善，责任界定明确，要点分析准确，项目实施方案完善的，得21—30分；描述内容较全面，服务标准较高，工作流程较完善，责任界定基本明确，要点分析较准确，项目实施方案较完善的，得10—20分；服务标准基本满足采购需求，责任界定不明显，要点分析简单，项目实施方案较简单的，得1—9分；未提供服务方案的不得分。
4. 其他证明材料及服务保障（20分）
根据供应商提供的同类高校或来华留学生签证、体检协助服务经验，项目人员配置，24小时联络及应急响应机制，服务响应时效，工作记录及材料管理能力，保密及个人信息保护措施，服务承诺等进行评审。相关材料完整、针对性强，能够充分支撑本项目实施需要的，得10—20分；相关材料较完整，基本满足本项目实施需要的，得1—9分；未提供相关材料或服务承诺的，不得分。
九、联系方式
采购单位：北京外国语大学留学生办公室
联系人：梁国伟
电话：010-88818781
地址：北京市海淀区西三环北路2号北京外国语大学东校区学生中心201留学生办公室
邮箱：liangguowei@bfsu.edu.cn
北京外国语大学留学生办公室
2026年6月8日
